合同文本及相關協(xié)議:獲取完整合同文本,包括主合同及補充協(xié)議、變更協(xié)議等。合同中條款是判斷雙方權利義務的核心,如標的條款明確交易對象,價格條款確定金額,履行期限、地點、方式條款規(guī)定合同履行細節(jié)。仔細審查合同是否存在漏洞、歧義,格式條款是否合理。同時,關注合同簽訂時間、簽訂主體,判斷合同效力及主體適格性。
合同履行情況記錄:收集合同履行過程中的各類證據(jù),如貨物交付憑證(送貨單、簽收單)、服務完成確認書,證明合同一方已履行義務。付款憑證(轉賬記錄、收據(jù)、發(fā)票)用于確定款項支付情況,判斷是否存在拖欠。雙方往來函件、電子郵件、微信聊天記錄,能反映在合同履行中對問題的溝通、協(xié)商過程,可能涉及對合同條款變更、履行情況確認等重要信息。若有會議紀要,記錄會議討論內容、決議事項,明確雙方對合同履行的態(tài)度和約定。
違約情況及損失證據(jù):若主張對方違約,需詳細記錄違約事實,如交貨延遲天數(shù)、交付貨物質量不合格情況描述等。收集因對方違約造成損失的證據(jù),直接損失如因貨物延遲交付導致生產(chǎn)停滯產(chǎn)生的誤工損失,需提供工資支付記錄、生產(chǎn)停滯相關證明;間接損失如因服務未達標導致商業(yè)機會喪失,需提供相關商業(yè)合作意向書、市場分析報告等,證明損失與違約行為存在因果關系及損失金額估算依據(jù)。
合同背景及目的說明:了解合同簽訂背景,如雙方因何商業(yè)契機簽訂合同,市場環(huán)境因素等,有助于理解合同條款制定初衷。明確合同目的,是為獲取特定貨物、接受特定服務,還是實現(xiàn)某種商業(yè)目標,當合同條款解釋存在爭議時,合同目的可作為重要參考依據(jù)。例如,在技術服務合同中,若對服務效果標準有爭議,可依據(jù)合同簽訂時期望達到的技術改進目標來判斷服務是否達標。
其他關聯(lián)文件及信息:收集與合同相關的資質證明文件,如合同涉及特定行業(yè)資質要求,一方需提供相應資質證書,證明其具備履行合同能力。若合同有擔保人,獲取擔保合同、擔保人身份證明及擔保資質文件。此外,了解行業(yè)慣例、交易習慣,在某些合同糾紛中,行業(yè)慣例可用于補充解釋合同條款,確定雙方權利義務范圍。例如,在建筑工程合同中,關于工程進度款支付時間,行業(yè)內可能存在通用計算方式和支付節(jié)點慣例。