檔案銷(xiāo)毀是將已失去保存價(jià)值的檔案材料以特定的處理方式改變正常的物理載體形式，從而使其所攜帶的信息無(wú)法被還原的過(guò)程。

檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)：

凡需銷(xiāo)毀的檔案，必須編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。銷(xiāo)毀清冊(cè)是準(zhǔn)備剔除銷(xiāo)毀的檔案的登記簿，也是日后查考檔案銷(xiāo)毀情況的憑據(jù)。

檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)封面上的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、立檔單位名稱(chēng)、編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)單位名稱(chēng)和編制時(shí)間等。

銷(xiāo)毀檔案登記欄是檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)的主要部分，其主要項(xiàng)目有：序號(hào)、案卷或文件題名、起止日期、號(hào)碼(案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)或文件字號(hào))、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因備考等。具體項(xiàng)目可以根據(jù)具體情況進(jìn)行增減。一般是以案卷為單位登記，必要時(shí)，也可以按文件登記。

檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)以全宗為單位編制，每一清冊(cè)至少應(yīng)一式兩份，一份留檔案館(室)，一份送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，如果要報(bào)檔案行政管理部門(mén)備案，則需一式三份。

檔案銷(xiāo)毀審批制度：

鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)當(dāng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，辦理批準(zhǔn)手續(xù)。各單位需要銷(xiāo)毀的檔案，須經(jīng)單位審核批準(zhǔn)后施行；檔案館需要銷(xiāo)毀的檔案，須經(jīng)鑒定委員會(huì)審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)批準(zhǔn)后施行；銷(xiāo)毀1949年以前形成的檔案，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人或鑒定委員會(huì)審核，并同時(shí)報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)。經(jīng)辦理審批手續(xù)后，須對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案檢查準(zhǔn)確無(wú)誤方可實(shí)施。

檔案管理檔案銷(xiāo)毀程序：對(duì)已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。

物理銷(xiāo)毀則是指通過(guò)物理手段對(duì)文件進(jìn)行處理，如采用高溫熔化、粉碎和激光切割等。這種方式能夠確保文件徹底不可恢復(fù)，適用于處理涉及國(guó)家和商業(yè)機(jī)密的敏感文件。熔化銷(xiāo)毀適用于處理錄音帶、錄像帶等磁性媒介，而激光切割則適用于處理硬盤(pán)、芯片等電子存儲(chǔ)設(shè)備。但物理銷(xiāo)毀需要高度專(zhuān)業(yè)的設(shè)備和技能，且處理過(guò)程可能產(chǎn)生噪聲、振動(dòng)和電磁污染等環(huán)境問(wèn)題。