常見的檔案盒有 2 種材質:塑料檔案盒,牛皮紙檔案盒;
常用的檔案盒規(guī)格有:35mm,55cm,75mm(厚度)。
檔案盒既是歸檔文件的裝具,也是固化盒內歸檔文件位序的載體。制作良好、封面和盒脊項目編制規(guī)范的檔案盒,不但能很好地起到保護盒內文件的作用,也為檢索、利用的順利進行提供了保證。
檔案盒封面
檔案盒的封面應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱(即立檔單位名稱),下加雙橫線。全宗名稱可以在制作檔案盒時先行印制。
實踐中存在將盒號功能擴大化的傾向:
一是在歸檔章上增加盒號項目或將盒號標注于歸檔文件首頁,將盒號作為歸檔文件與檔案盒之間關聯(lián)關系的紐帶;
二是在電子文件整理中,為實現(xiàn)與紙質文件材料形式上一致,存在把盒作為整理單位,將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象,這兩種做法與盒號承載的功能都是相悖的。
實際上,在歸檔文件的件號已經與盒脊起止件號建立關聯(lián)關系的情況下,沒有必要再通過盒號,在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關聯(lián)關系。否則既成倍增加了工作量,有可能出現(xiàn)兩套關聯(lián)關系指向不一的情況,增加管理的復雜性。
檔案盒盒脊可以根據機關單位的實際需要,與歸檔章項目相協(xié)調,編制其他項目。增減項目的工作應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。機關檔案部門可對欄目位置及尺寸進行一定的調整,以規(guī)范、美觀為原則。
無酸紙是什么?
就是不含活性酸的紙。
紙張中的酸性成分有什么作用?
主要是紙張的含酸量是其使用壽命的指標。
它可以用0(酸性,表示紙張的使用壽命非常短)到14.0(堿性,表示紙張的使用壽命很長)之間的pH值來測量。
時期內的檔案盒比較不規(guī)范,制作工藝也不精湛,通常采用紙板和牛皮紙裱糊制作,只是為了方便檔案管理。這個時期的檔案盒存在很多問題,不僅體量笨重,管理也不完善,難以很好的進行檔案管理。