各項(xiàng)目具體填寫要求如下：

（1）全宗號(hào)：全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫，暫未給定的可先空置。

（2）年度：年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的歸檔年度。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號(hào)”）

（3）保管期限：保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。

（4）機(jī)構(gòu)（問題）：機(jī)構(gòu)（問題）欄填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（問題）的類目名，機(jī)構(gòu)（問題）欄也可以填寫機(jī)構(gòu)（問題）代碼。不按機(jī)構(gòu)（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號(hào)”）

（5）起止件號(hào)：起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格。檢索時(shí)在歸檔章上其他項(xiàng)目的配合下，通過將件號(hào)與檔案盒脊上的起止件號(hào)相對應(yīng)，即可確定該份歸檔文件所屬的檔案盒。

（6）盒號(hào)：盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號(hào)一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號(hào)，也可以4位數(shù)為限幾年一段號(hào)。為方便平時(shí)管理，在移交進(jìn)館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號(hào)，在進(jìn)館時(shí)再按進(jìn)館要求進(jìn)行修改。

需要說明的是，《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號(hào)是為了排架需要和管理方便，與盒內(nèi)歸檔文件沒有邏輯關(guān)系。

實(shí)踐中存在將盒號(hào)功能擴(kuò)大化的傾向：

一是在歸檔章上增加盒號(hào)項(xiàng)目或?qū)⒑刑?hào)標(biāo)注于歸檔文件首頁，將盒號(hào)作為歸檔文件與檔案盒之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的紐帶；

二是在電子文件整理中，為實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)文件材料形式上一致，存在把盒作為整理單位，將電子文件以盒為單位進(jìn)行整理的現(xiàn)象，這兩種做法與盒號(hào)承載的功能都是相悖的。

實(shí)際上，在歸檔文件的件號(hào)已經(jīng)與盒脊起止件號(hào)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的情況下，沒有必要再通過盒號(hào)，在歸檔文件與檔案盒之間建立第二套關(guān)聯(lián)關(guān)系。否則既成倍增加了工作量，有可能出現(xiàn)兩套關(guān)聯(lián)關(guān)系指向不一的情況，增加管理的復(fù)雜性。

檔案盒盒脊可以根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需要，與歸檔章項(xiàng)目相協(xié)調(diào)，編制其他項(xiàng)目。增減項(xiàng)目的工作應(yīng)在同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行。機(jī)關(guān)檔案部門可對欄目位置及尺寸進(jìn)行一定的調(diào)整，以規(guī)范、美觀為原則。

檔案是對某件事或某個(gè)人的經(jīng)歷過程的記錄，是為了方便以后查閱，保存期限一般都在十年以上，所以要加強(qiáng)其保管工作，目前在檔案保管工作中遇到很多問題，如出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊、檔案蟲害等，損壞了不少重要的檔案，無酸紙檔案盒解決了這一難題，它可以長期存放不發(fā)霉變質(zhì)，還可以防蟲害，這也是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型。

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