遇有特殊情況本人不能來院，但患者曾在我院有過就診病歷記錄，持相關(guān)單位注明所辦具體事項(xiàng)的介紹信原件，且符合下列條件方可辦理：
一、患者本人身故的，代辦家屬應(yīng)持公安、民政或醫(yī)療機(jī)構(gòu)等部門出具的患者死亡證明書、代辦家屬與患者的親屬關(guān)系證明、代辦家屬身份證明;
二、患者本人因重病臥床、行動(dòng)不便等原因無法來院的，代辦家屬應(yīng)當(dāng)持有居委會(huì)、村委會(huì)、社區(qū)醫(yī)院或其他相關(guān)機(jī)構(gòu)出具的患者重病臥床、行動(dòng)不便等情況證明(或在上述介紹信中予以說明)，以及患者本人同意家屬代開診斷證明的授權(quán)委托書、代辦家屬身份證明方可辦理;確因身體原因患者本人無法書寫授權(quán)委托書的，應(yīng)當(dāng)提交代辦家屬與患者的親屬關(guān)系證明;
三、公、檢、法等機(jī)關(guān)因?yàn)檗k案需要，需要我院出具患者診斷證明書的，辦案人員應(yīng)當(dāng)持本單位介紹信及工作證件，醫(yī)生可以根據(jù)患者以前在我院的就診病歷記錄開具;街道、民政等部門工作人員為政府照料的無家屬孤寡老人代開診斷證明書的，經(jīng)辦人員應(yīng)持本單位介紹信及工作證件，醫(yī)生可以根據(jù)患者以前在我院的就診病歷記錄開具。
病歷封存的程序，如果是病人本人應(yīng)持本人有效身份證件到醫(yī)院的醫(yī)政科或病案室直接要求封存病歷。如果是被授權(quán)的人，應(yīng)當(dāng)持病人的有效身份證件的復(fù)印件，并在復(fù)印件背后由病人親筆寫的授權(quán)委托書，委托書載明委托事項(xiàng)是復(fù)印和封存委托人的某某時(shí)段在某某醫(yī)院的住院病歷。如果是病人死亡，病人親屬應(yīng)持病人的死亡醫(yī)學(xué)證明和身份證明，但更重要的戶籍證明，證明申請(qǐng)人與病人之間的親屬關(guān)系，醫(yī)院才會(huì)接待。如果是病人死亡，病人親屬委托他人復(fù)印和封存病歷，除上述證明外，還應(yīng)當(dāng)持病人親屬身份證復(fù)印件及其授權(quán)委托書。
復(fù)印的病歷應(yīng)當(dāng)編順序頁(yè)碼，并由醫(yī)院蓋章，重要的病歷內(nèi)容應(yīng)由醫(yī)院加蓋確認(rèn)章，其他病歷可以是騎跨章，封存的病歷應(yīng)當(dāng)在信封的三條縫都貼上封條，封條選用較薄的紙。然后在封條上簽字、手印并注明封存日期，封存的內(nèi)容，頁(yè)數(shù)。并且將貼有封條的封存件的外封做一個(gè)復(fù)印件，由醫(yī)院蓋章確認(rèn)。
如果病歷沒有封存，對(duì)病歷的真實(shí)性的審查就比較困難了，當(dāng)然可以申請(qǐng)做墨跡遺留時(shí)間的鑒定，另一方面病歷是多相吻合的時(shí)間邏輯體系。通常醫(yī)生查房時(shí)檢查病人的病情變化并書寫病程記錄，然后開醫(yī)囑和以及檢查申請(qǐng)單，然后由護(hù)士執(zhí)行醫(yī)囑并制作護(hù)理記錄，護(hù)理記錄上執(zhí)行醫(yī)囑的內(nèi)容、執(zhí)行人及執(zhí)行的時(shí)間，并由執(zhí)行人簽字，檢驗(yàn)報(bào)告回來后要粘貼在病歷中。病人出院時(shí)，醫(yī)院還要給病人一份住院收費(fèi)的明細(xì)單。所有這些內(nèi)容組成了一個(gè)邏輯體系。如果醫(yī)院篡改病歷，很難做圓，有經(jīng)驗(yàn)的律師總會(huì)找出破綻。
按大類可分為：
1、門（急）診病歷
病歷首頁(yè)（手冊(cè)封面）
病歷記錄
化驗(yàn)單（檢驗(yàn)報(bào)告）
醫(yī)學(xué)影像檢查資料
2、住院病歷
住院病案首頁(yè)
入院記錄
病程記錄
知情同意書
醫(yī)囑單
護(hù)理文書
檢驗(yàn)報(bào)告單
1、門診病歷封面內(nèi)容要逐項(xiàng)認(rèn)真填寫。病人的姓名、性別、年齡、工作單位或住址、門診號(hào)、公（自）費(fèi)由掛號(hào)室填寫。X片號(hào)、心電圖及其他特殊檢查號(hào)、過敏情況、住院號(hào)等項(xiàng)由醫(yī)師填寫。
2、初診病人病歷中應(yīng)含“五有一簽名”（主訴、病史、體檢、初步診斷、處理意見和醫(yī)師簽名）。其中：①病史應(yīng)包括現(xiàn)病史、既往史、以及與疾病有關(guān)的個(gè)人史，婚姻、月經(jīng)、生育史，家族史等。②體檢應(yīng)記錄主要陽性體和有鑒別診斷意義的陰性體征。③初步確定的或可能性的疾病診斷名稱分行列出，盡量避免用“待查”、“待診”等字樣。④處理意見應(yīng)分行列舉所用及特種方法，進(jìn)一步檢查的項(xiàng)目，生活注意事項(xiàng)，休息方法及期限；必要時(shí)記錄預(yù)約門診日期及隨訪要求等。
3、復(fù)診病人應(yīng)重點(diǎn)記述前次就診后各項(xiàng)診療結(jié)果和病情演變情況；體檢時(shí)可有所側(cè)重，對(duì)上次的陽性發(fā)現(xiàn)應(yīng)重復(fù)檢查，并注意新發(fā)現(xiàn)的體征；補(bǔ)充必要的輔助檢查及特殊檢查。三次不能確診的患者，接診醫(yī)師應(yīng)請(qǐng)上級(jí)醫(yī)師診視。與上次不同的疾病，一律按初診病人書寫門診病歷。
4、每次就診均應(yīng)填寫就診日期，急診病員應(yīng)加填具體時(shí)間。
5、請(qǐng)求其他科會(huì)診時(shí)，應(yīng)將請(qǐng)求會(huì)診目的、要求及本科初步意見在病歷上填清楚，并由本院高年資醫(yī)師簽名。
6、被邀請(qǐng)的會(huì)診醫(yī)師（本院高年資醫(yī)師）應(yīng)在請(qǐng)示會(huì)診病歷上填寫檢查所見、診斷和處理意見。
7、門診病人需要住院檢查和時(shí)，由醫(yī)師填寫住院證。
8、門診醫(yī)師對(duì)轉(zhuǎn)診的病員應(yīng)負(fù)責(zé)填寫病歷摘要。
9、法定傳染病應(yīng)注明疫情報(bào)告情況。