首先是建立日常保管制度:
(一)公司印章采取分級(jí)保管的制度,各類(lèi)印章由各崗位專(zhuān)人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管。
(二)印章必須由專(zhuān)門(mén)保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其崗位職責(zé)中予以明確。
(三)公章應(yīng)妥善保管,注意,防止損毀、遺失和被盜。
其次是明確保管人責(zé)任:
(一)印章保管人必須妥善保管印章,不得遺失。如遺失,必須及時(shí)向公司辦公室報(bào)告;
(二)必須嚴(yán)格依照公司對(duì)印章的使用規(guī)定使用印章,未經(jīng)規(guī)定的程序,不得擅自使用;
(三)在使用中,保管人對(duì)文件和印章使用單簽署情況予以審核,同意的則用印,否決的則退回;
(四)檢查印章使用是否與所蓋章的文件內(nèi)容相符,如不符則不予蓋章;
(五)在印章使用中違反規(guī)定,給公司造成損失的,由公司對(duì)違紀(jì)者予以處分,造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的,移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。
無(wú)論日常的交往,還是法院對(duì)糾紛的審查判斷中,依據(jù)蓋章認(rèn)定有關(guān)文件的效力進(jìn)而確定有關(guān)權(quán)利義務(wù)的歸屬已經(jīng)成為一個(gè)常識(shí)。但每個(gè)單位都備有不止一個(gè)印章,如企業(yè)法人往往備有公章、法人章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等。企業(yè)印章代表著企業(yè)全部或某方面的意志,不正確使用可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。
借用行為,即借用公司的合同專(zhuān)用章或者蓋有公章的空白合同書(shū),以公司名義簽訂合同,給對(duì)方造成經(jīng)濟(jì)損失,公司應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任,但有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同對(duì)方當(dāng)事人是借用行為,仍與之簽訂合同的除外。
在司法實(shí)踐中,為慎重的選擇就是簽名與按手印的結(jié)合,簽名是個(gè)人自然的書(shū)寫(xiě)流露,是個(gè)人真實(shí)意思的體現(xiàn),可也有行為人事后不認(rèn)可他人代簽的情況,而按手印雖不易識(shí)別,但其確定身份的作用某種程度上可一舉定紛爭(zhēng)。