作為一種必不可少的辦公用品，檔案盒在日常辦公中依然有著很大的用處。 檔案盒主要是用于文件歸檔，使用檔案盒可以方便存取，易于文件存放。檔案盒作用主要是收集企業(yè)、學校等等機構本身的信息資料，可以包括計劃、中間過程的草稿、成果、以及各種評價、相關的資料等。

檔案盒的原材料并不完全統(tǒng)一，可采用各種拉力適當的紙張進行檔案盒的生產，具體的檔案盒規(guī)格大小可以根據實際情況進行確定。檔案盒選用高質量的好材料，運用專業(yè)的設備加工制作而成，因為是大批量生產，可批發(fā)零售，價格適中。

機關部門對于辦公用品的擺放較為嚴格，比如每個檔案盒子上面的編號如果涉及過多，可以采用AA或者BB及CC這種樣式打頭的字母，后面加上具體的數字，這樣根據檔案的內容簡明扼要的呈現出來。為了擴展業(yè)務需要，有時候也可能會設置一些空檔編號，作為標記作用，這個時候根據實際需求，進行調整即可。

檔案盒既是歸檔文件的裝具，也是固化盒內歸檔文件位序的載體。由于檔案盒里一般是重要的文件，所以保護檔案盒就等于保護文件，那么一般除了日常保養(yǎng)外，還需要學會檔案盒排架。排架是紙質歸檔文件整理的尾巴環(huán)節(jié)，也是整個歸檔文件整理工作中很重要的一個環(huán)節(jié)，直接影響到檔案實體管理和提供利用的效果。