塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒在使用時沒有太大的區(qū)別，現(xiàn)在辦公室用的檔案盒多采用塑料的，比較干凈，使用方便。而檔案室用的還是紙質(zhì)的居多，主要是顧慮塑料的檔案盒可能會老化，其實現(xiàn)在的塑料壽命也很長了，完全可以用于檔案管理。塑料盒更方便些，也更容易購買到。

機(jī)關(guān)部門對于辦公用品的擺放較為嚴(yán)格，比如每個檔案盒子上面的編號如果涉及過多，可以采用AA或者BB及CC這種樣式打頭的字母，后面加上具體的數(shù)字，這樣根據(jù)檔案的內(nèi)容簡明扼要的呈現(xiàn)出來。為了擴(kuò)展業(yè)務(wù)需要，有時候也可能會設(shè)置一些空檔編號，作為標(biāo)記作用，這個時候根據(jù)實際需求，進(jìn)行調(diào)整即可。

由于檔案盒需要保存很久的時間，在辦公用品中一般都會注重檔案盒的材質(zhì)，一般用無酸紙檔案盒，無酸紙檔案盒一般耐腐蝕性能都比較強(qiáng)，可以很好的保存文件，而且時間久了也不會出現(xiàn)表面粘膩，變質(zhì)沾手，還可以防蟲子或者灰塵的侵害。

檔案盒既是歸檔文件的裝具，也是固化盒內(nèi)歸檔文件位序的載體。由于檔案盒里一般是重要的文件，所以保護(hù)檔案盒就等于保護(hù)文件，那么一般除了日常保養(yǎng)外，還需要學(xué)會檔案盒排架。排架是紙質(zhì)歸檔文件整理的尾巴環(huán)節(jié)，也是整個歸檔文件整理工作中很重要的一個環(huán)節(jié)，直接影響到檔案實體管理和提供利用的效果。