檔案室管理制度
一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進(jìn)入檔案室.
二,每學(xué)年結(jié)束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時(shí)交檔案室保管.
三,每學(xué)年的人事檔案,無(wú)酸紙檔案盒,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊(cè).
四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.
五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙.
“當(dāng)時(shí)‘文革’剛結(jié)束，很多檔案殘缺不全。”接手工作后，杜洪英開(kāi)始奔走玉環(huán)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門，不停尋找、清查、整理各類檔案盒。有時(shí)為尋得一份材料，她輾轉(zhuǎn)車輛、步行數(shù)里；有時(shí)則顛簸乘船、一路嘔吐到達(dá)偏遠(yuǎn)海島……三年里，杜洪英硬是收齊做全了6000多份材料。
“檔案內(nèi)的一紙一頁(yè)都關(guān)系一個(gè)人的切身利益?！倍藕橛F(xiàn)仍記得，1983年，玉環(huán)有100多名轉(zhuǎn)干企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，因單位轉(zhuǎn)制或破產(chǎn)沒(méi)來(lái)得及填寫干部履歷，導(dǎo)致應(yīng)補(bǔ)檔案缺失。當(dāng)年，在領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人沒(méi)有要求的情況下，杜洪英主動(dòng)跑到縣勞動(dòng)人事局等部門，事先要到了證明函。
事隔10多年后，先前轉(zhuǎn)干的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)即將退休，卻發(fā)現(xiàn)自己的干部身份仍未明確，便決意上訪。得知情況后，杜洪英連夜翻箱倒柜，找到證明函，幫助那100多人明確了身份和待遇。
30年來(lái)，為求檔案管理有序準(zhǔn)確，杜洪英先后進(jìn)行了6次大整理，并摸索出單位分類法、四角號(hào)碼編目法、姓氏筆劃編目法等一整套全新管理辦法，使玉環(huán)7000多份干部人事檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊，通過(guò)了全國(guó)人事檔案一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。
也正是在杜洪英的輔導(dǎo)和幫助下，玉環(huán)縣教育局、衛(wèi)生局和信用聯(lián)社等單位的檔案管理水平逐年提高，先后通過(guò)了全國(guó)人事檔案一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。
“檔案室就是我的家，誰(shuí)會(huì)厭煩自己的家呢？”對(duì)于有些人眼中枯燥無(wú)味的檔案管理，杜洪英有自己的一番理解，“管檔案就像做家務(wù)，沒(méi)做完總讓人放心不下?！?/p>
關(guān)于訂購(gòu)檔案盒的一些解釋。
1 問(wèn)； 檔案盒國(guó)標(biāo)規(guī)格是多大的呢，特殊檔案盒是否可以根據(jù)我們的規(guī)格定做呢。
答；檔案盒國(guó)標(biāo)規(guī)格為310*220mm/（長(zhǎng)*寬），背脊有2cm/3cm/4cm/5cm/6cm。特殊規(guī)格檔案盒我們是可以根據(jù)客戶要求來(lái)訂做。
2 問(wèn)；檔案盒封面是否可以根據(jù)我們的要求來(lái)設(shè)計(jì)/印刷制作嗎。
答；檔案盒封面我們是可以根據(jù)客戶要求來(lái)進(jìn)行，設(shè)計(jì)/及印刷制作。另檔案盒封面我們還可以單色及多色印刷
3 問(wèn)； 什么樣的檔案盒是無(wú)酸紙檔案盒呢。
答； 無(wú)酸紙檔案盒是采用國(guó)家檔案局推廣使用的無(wú)酸檔案專用紙制作，PH值都在0.8和0.7之間符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。使檔案在保存中不變質(zhì)、不褐色，具有防蟲、防霉等特點(diǎn)。
4 問(wèn)； 如果我訂購(gòu)一批檔案盒多長(zhǎng)時(shí)間能到貨呢。
紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測(cè)量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對(duì)檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對(duì)檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時(shí)處理。
紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個(gè)人或事的一個(gè)過(guò)程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無(wú)酸紙制作，可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。