檔案的保管是一個重要過程，紙質(zhì)檔案雖然容易損壞但也有它自身的應(yīng)用價(jià)值，所以也一直被人們使用。但由于紙質(zhì)檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復(fù)雜，所以需要具有相關(guān)知識的人員專門對紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類和保管。
我們先來看看哪些因素會影響紙質(zhì)檔案的存放，需要我們注意哪些事項(xiàng)。強(qiáng)光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風(fēng)會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發(fā)霉。紙質(zhì)檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因?yàn)闇囟冗^高會使紙中的分子活躍，使紙質(zhì)檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環(huán)境，對檔案的造成威脅。
空氣中的灰塵也會對檔案紙?jiān)斐善茐?，灰法吸附到紙張上，時(shí)間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時(shí)，還會對對紙張的保存造成威脅。
紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時(shí)處理。
紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。
企業(yè)在選購檔案盒的時(shí)候都很關(guān)心塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒的區(qū)別，經(jīng)常來電咨詢塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒哪種比較好？價(jià)格怎樣？今日文具這次來為大家解答一下塑料檔案盒和紙質(zhì)檔案盒哪種比較好？
檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。檔案盒應(yīng)用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計(jì)檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實(shí)物檔案盒。牛皮紙檔案盒是檔案裝訂管理中常用的檔案盒類型。
牛皮紙檔案盒分為：無酸紙檔案盒和進(jìn)口紙檔案盒，無酸紙檔案盒是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型，由于其不含酸性，對檔案有防蟲，防霉的特性，同時(shí)對檔案的長期保持是比較好的，常用的無酸紙檔案盒為680克制作的比較多；進(jìn)口牛皮紙檔案盒，采用的是進(jìn)口牛皮紙，由于進(jìn)口紙采用的純木漿制作，進(jìn)口紙檔案盒的紙質(zhì)更加堅(jiān)挺、而且有良好的韌性，同時(shí)對檔案保存也是比較好的。
有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。
檔案具有以下特點(diǎn)：檔案是社會活動的歷史記錄，它不是事后杜撰的。其次，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。辦理完畢的文件才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案，檔案是經(jīng)過人們鑒別篩選保留下來的具有一定查考和利用價(jià)值的文件材料。再次，檔案是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它并非雜亂無章的文件堆積，而是按照一定規(guī)律保存起來的文件材料。
現(xiàn)在辦公室里使用的塑料文件盒樣式多也美觀，但是由于檔案保存的特殊性，一般的文件盒并不能達(dá)到其要求。因?yàn)闄n案的保存時(shí)間較長，并對儲存的環(huán)境有嚴(yán)格要求。我們一般使用的檔案盒用紙多采用國家檔案局規(guī)定使用的無酸檔案專用紙，制作出來的檔案盒結(jié)實(shí)耐用，不變形，不老化，還具有防蟲，防腐蝕，防潮等各種特點(diǎn)，從而使得檔案得到更長期的保存。