1、會前籌劃

確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

會前通知：通知參會人員

方式：電話通知或書面通知

內(nèi)容：時間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報到地點(diǎn)、要求（筆記等）

注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時記錄

2、確定后參會人

統(tǒng)計(jì)制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類；

統(tǒng)計(jì)交通路線，到達(dá)時間，飛機(jī)或火車，安排接送，詳細(xì)寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話；

聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

預(yù)定房間（數(shù)量、類型、時間、價格）

3、聯(lián)系會議室

會議廳（容量、時間、設(shè)備、價格）

4、餐飲安排

是否需要在會議時準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

5、會議準(zhǔn)備材料：

（1）領(lǐng)導(dǎo)講話稿；

（2）發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；

（3）會議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設(shè)備；

6、場地布置：

會議橫幅

主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團(tuán)隊(duì)一個區(qū)域。

燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排?。ㄔO(shè)備準(zhǔn)備2套以上）

如果發(fā)放獎品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進(jìn)行過演練？

非常重要的會議，請速記員。

國際性會議，準(zhǔn)備同音翻譯。

7、支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會議場地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。

8、部門分工