視頻會議作為現(xiàn)代一種新型的溝通工具改變了我們的辦公方式，它可以讓我們在不同地域的你我做到身臨其境的溝通，改變了以往需要電話、E-mail、異地出差等傳統(tǒng)商務溝通模式。通過逼真的音視頻互動為企業(yè)帶來身臨其境的會議感受，從而實現(xiàn)各地員工輕松實現(xiàn)“面對面”跨地域的溝通交流，從而節(jié)約了時間、資源和費用，提高工作效率，為領導層快速提供決策，讓企業(yè)在瞬息萬變的競爭環(huán)境中贏得先機。

多媒體會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應具有高雅格調和優(yōu)美音質、清晰圖像演示，并且可以根據要求配備同聲傳譯系統(tǒng)和投票表決功能以及會議電視系統(tǒng)。

它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成。選取具備先進功能的DVD和錄像機以及實物和圖文傳送器通過大屏幕投影機還原其圖像，為了更、實時地指揮需要配備一套中央集成控制設備，控制室內所有影音設備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調節(jié)等等功能，大大提高工作效率和簡化復雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。

我們可以將多媒體會議室系統(tǒng)分成幾個子系統(tǒng)：投影顯示系統(tǒng)、會議擴聲系統(tǒng)、中央集成控制系統(tǒng)、多媒體音視頻系統(tǒng)和視頻會議系統(tǒng)。

影響畫面質量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。

圓桌會議型布局 可設二到三塊屏幕，主屏幕位于圓桌的一端，輔屏幕位于主屏幕兩側，顯示屏間夾角視人數(shù)而定。領導人員位于圓桌的另一端，處于的觀看位置，業(yè)務人員或輔助決策領導人員位于圓桌兩側，主要觀看本席位正面的屏幕。這種結構有利于領導人員觀看大屏幕并與其他成員之間的研討，但不利于輔助決策領導人員觀看其他屏幕，需要通過合理劃分顯示區(qū)域和內容彌補解決。