易用性。對于中小企業(yè)來講，往往一個造價高昂、設(shè)備專業(yè)的會議室條件是難以滿足的。如何在相對“簡陋”的會議室內(nèi)，極少改變原有設(shè)施、提供現(xiàn)代高清視頻會議體驗(yàn)是中小企業(yè)視頻會議選型的關(guān)鍵之一。另外，對于中小企業(yè)而言，一般都沒有專門的IT工程師來維護(hù)視頻會議系統(tǒng)，使用網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)還必須足夠簡單易用，并可實(shí)現(xiàn)免維護(hù)，這樣才可以讓視頻會議有效發(fā)揮更大價值。

視頻會議作為現(xiàn)代一種新型的溝通工具改變了我們的辦公方式，它可以讓我們在不同地域的你我做到身臨其境的溝通，改變了以往需要電話、E-mail、異地出差等傳統(tǒng)商務(wù)溝通模式。通過逼真的音視頻互動為企業(yè)帶來身臨其境的會議感受，從而實(shí)現(xiàn)各地員工輕松實(shí)現(xiàn)“面對面”跨地域的溝通交流，從而節(jié)約了時間、資源和費(fèi)用，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)層快速提供決策，讓企業(yè)在瞬息萬變的競爭環(huán)境中贏得先機(jī)。

多媒體會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)和優(yōu)美音質(zhì)、清晰圖像演示，并且可以根據(jù)要求配備同聲傳譯系統(tǒng)和投票表決功能以及會議電視系統(tǒng)。

它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成。選取具備先進(jìn)功能的DVD和錄像機(jī)以及實(shí)物和圖文傳送器通過大屏幕投影機(jī)還原其圖像，為了更、實(shí)時地指揮需要配備一套中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高工作效率和簡化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。

我們可以將多媒體會議室系統(tǒng)分成幾個子系統(tǒng)：投影顯示系統(tǒng)、會議擴(kuò)聲系統(tǒng)、中央集成控制系統(tǒng)、多媒體音視頻系統(tǒng)和視頻會議系統(tǒng)。

圓桌會議型布局 可設(shè)二到三塊屏幕，主屏幕位于圓桌的一端，輔屏幕位于主屏幕兩側(cè)，顯示屏間夾角視人數(shù)而定。領(lǐng)導(dǎo)人員位于圓桌的另一端，處于的觀看位置，業(yè)務(wù)人員或輔助決策領(lǐng)導(dǎo)人員位于圓桌兩側(cè)，主要觀看本席位正面的屏幕。這種結(jié)構(gòu)有利于領(lǐng)導(dǎo)人員觀看大屏幕并與其他成員之間的研討，但不利于輔助決策領(lǐng)導(dǎo)人員觀看其他屏幕，需要通過合理劃分顯示區(qū)域和內(nèi)容彌補(bǔ)解決。