視頻會(huì)議系統(tǒng)利用高科技的設(shè)備終端進(jìn)行遠(yuǎn)程通信連接，從而達(dá)到雖遠(yuǎn)隔萬(wàn)里卻能非常近距離的進(jìn)行會(huì)議溝通交流，其實(shí)視頻會(huì)議系統(tǒng)的好處可以體現(xiàn)在企業(yè)應(yīng)用視頻會(huì)議的多個(gè)方面，視頻會(huì)議系統(tǒng)的好處之一就是有效率，同一件事和以往的處理方式相比，使用視頻會(huì)議系統(tǒng)決策者得到信息的速度更快，能與更多相關(guān)人員交流，從而有更多參與者提供意見(jiàn)和建議。對(duì)于突發(fā)事件，也能進(jìn)行更快速的處理，傳統(tǒng)的會(huì)議交流方式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)信息的需求，視頻會(huì)議系統(tǒng)的好處是自然的交流方式，從講話人的形態(tài)、表情等來(lái)領(lǐng)會(huì)對(duì)方的意思，從而好的表達(dá)相應(yīng)的觀點(diǎn)，促進(jìn)和諧交流。

影響畫(huà)面質(zhì)量的另一因素，是會(huì)場(chǎng)四周的景物和顏色，以及桌椅的色調(diào)。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調(diào)，這兩種顏色對(duì)人體將產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)。所以無(wú)論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調(diào)較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。

影院型布局 的大屏幕在顯示大廳的正前方，領(lǐng)導(dǎo)人員席居中，業(yè)務(wù)人員席位于領(lǐng)導(dǎo)人員前后或兩側(cè)，技術(shù)保障人員在參會(huì)人員后方專門(mén)設(shè)置的控制室房間內(nèi)，便于對(duì)大屏幕顯示進(jìn)行觀察控制。觀摩席在后排或外側(cè)，其參觀或觀摩不影響正常工作。這種布局使每個(gè)席位盡可能處于大屏幕的觀看位置，有利于擴(kuò)充席位，能接納的人員較多，適宜分散決策的管理體制，因此屏幕尺寸可以較大而且不止一塊，集中布置在正前方。但是這種布局不利于領(lǐng)導(dǎo)人員與其他成員之間的交談。

顯示控制室 通常設(shè)在顯示大廳的后面，用單向玻璃與大廳隔離，玻璃上留有傳聲孔，便于技術(shù)保障人員直接觀察和聽(tīng)到顯示大廳內(nèi)人員和設(shè)備情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并響應(yīng)用戶申告，及時(shí)進(jìn)行技術(shù)支持和故障處理。

顯示控制室應(yīng)包括：預(yù)覽監(jiān)視設(shè)備、大屏幕操作控制設(shè)備、信源選擇設(shè)備、音響控制設(shè)備、多媒體播放設(shè)備、錄音錄像設(shè)備、燈光控制設(shè)備等。技術(shù)保障人員通過(guò)監(jiān)視器墻，掌握正在大屏顯示的情況，預(yù)審擬上屏顯示的圖像，用顯示控制臺(tái)上的有線、無(wú)線、紅外、遙控器、觸摸屏、鍵盤(pán)鼠標(biāo)等多種工具，對(duì)大屏幕顯示系統(tǒng)進(jìn)行操作控制，完成對(duì)需要上大屏顯示的計(jì)算機(jī)信息、各種視頻信息的顯示、切換、預(yù)覽控制，同時(shí)可利用中央集中控制器，對(duì)顯示大廳的燈光、音響、窗簾、攝像進(jìn)行統(tǒng)一控制。