檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱(chēng)以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。對(duì)每個(gè)檔案盒來(lái)說(shuō)，都需要印制或者放置備考表,備考表是用以對(duì)檔案盒盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明，無(wú)論在歸檔文件整理階段，還是在 檔案保管階段，都需要有備考表來(lái)填寫(xiě)這些內(nèi)容。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和日期等項(xiàng)目，這些項(xiàng)目起到了明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督的作用，對(duì)每個(gè)檔案盒歸檔文件來(lái)說(shuō)都是必不可少的。