（1）不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒。

（2）不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒。

（3）不同機構或問題類目的歸檔文件不能放入同一檔案盒。

（4）當遇到同一類目的歸檔文件數(shù)量少，不能一盒時，也不能將這些文件材料裝入其他檔案盒，只有通過不同厚度的檔案盒來解決。

（5）檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具有保管單位的性質(zhì)和作用。因此并不要求同一事由的文件材料必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只要按照先后順序依次裝盒即可。